Introdução aos Planos de Warm-up de IP, Domínios e Servidores de Entrega
O Warm-up é um processo muito, mas MUITO IMPORTANTE, para garantir que seus emails cheguem com sucesso às caixas de entrada dos seus destinatários. Trata-se de aumentar gradualmente o volume de e-mails enviados a partir de um novo servidor de entregas, IP e domínio, para construir uma boa reputação de envio junto aos Provedores de Serviços de Internet (ISPs – Internet Service Providers).
Por que o Warm-up é Importante?
Quando você começa a enviar e-mails de um novo IP, os ISPs veem isso com certa “desconfiança”. Sem uma reputação estabelecida, seus e-mails podem acabar em pastas de spam ou simplesmente serem bloqueados. Para evitar esse tipo de problema, é essencial seguir um plano de aquecimento para o IP ou range de IPs contratados para o seu servidor GemMail Smart ou qualquer outro serviço que utilize para enviar as suas campanhas. Configurar um plano de Warmup para a sua conta garantirá que você comece com o pé direito e construa uma reputação sólida ao longo do tempo.
Aah mas isso demora?
A resposta rápida é: SIM!!! Demora horrores!
E de verdade, fazer da maneira correta pode demorar de 4 a 8 semanas pra criar uma boa reputação e impedir que você jogue fora o dinheiro que gastou contratando um serviço de ponta como o do GemMail.
Agora, se considerarmos os benefícios a longo prazo, esse é um tempo bem rápido, ainda mais quando comparado ao tempo que você gastará procurando serviços que já possuam IPs quentes e a parte mais interessante é que de acordo com os cases que temos de nossos clientes, os resultados são sensacionais.
Pra falar a verdade, a grande maioria das empresas meio que cagam para o Warmup e aí, mesmo que não sejam bloqueadas pelas ferramentas anti-spam começam a ter resultados que não ultrapassam os 10% de taxas de aberturas, as vezes não passam nem de 1%. E as vezes os problemas já começam nas entregas, as taxas de Bounce são muito altas.
Sabe o que é pior? Algumas ferramentas como o GemMail ou mesmo o Amazon SES, Brevo e Elasticemail, podem tentar se proteger do estrago que você está causando e suas campanhas podem ser bloqueadas já pelos próprios sistemas e servidores de envios.
Por outro lado temos ao menos uns 130 cases de clientes que seguiram à risca as nossas recomendações e pasmem, tiveram taxas de aberturas que ultrapassam os 70% e alguns chegaram aos 90% de aberturas. Isso mesmo! 90% de taxa de aberturas, você leu corretamente!
Como usufruir dos benefícios do Warm-up?
1 – Evite Filtros de Spam
Se você enviar um grande volume de e-mails de um novo endereço de IP sem um processo de aquecimento, pode acabar sendo marcado como spam pelos provedores de serviços de e-mail (ESPs), como Gmail e Outlook mesmo que sua mensagem não seja literalmente um SPAM. O warm-up é uma forma comprovada de reduzir taxas de spam.
2 – Construa a Reputação
O processo de aquecimento (warm-up) ajuda a construir sua reputação de remetente. Em vez de enviar mensagens em massa de uma vez, aumente gradualmente o volume de e-mails enviados e a frequência. Isso mostrará aos ESPs que você é um remetente digno de confiança.
3 – Melhore a Entregabilidade de E-mails
Ao construir uma boa reputação com os provedores de e-mail antes de iniciar uma campanha de alcance frio, é mais provável que seus e-mails cheguem à caixa de entrada principal dos destinatários.
4 – Tire um Tempo para Testes A/B
O processo de aquecimento envolve o envio de alguns e-mails de teste. Isso permite que você teste diferentes conteúdos, linhas de assunto e horários de envio antes de lançar uma campanha em grande escala, ajudando a otimizar sua abordagem e aumentar as taxas de engajamento.
Práticas Recomendadas de Warm-up de email
- Comece Devagar: Envie um pequeno número de e-mails diariamente e aumente gradualmente o volume. Comece com 10, 20 e-mails por dia e aumente esse número gradativamente
- Engaje Contatos Quentes: Inicialmente, envie e-mails para contatos que provavelmente abrirão e interagirão com suas mensagens. Taxas de engajamento altas melhoram sua reputação de remetente.
- Use uma Ferramenta de Aquecimento: Ferramentas como Smartlead, Mailshake e Lemlist automatizam o processo e fornecem análises para acompanhar seu progresso. Se estiver usando o GemMail, nem precisa dessas ferramentas, apenas crie um servidor de Warmup
- Diversifique o Conteúdo: Varie seu conteúdo para incluir uma mistura de texto e imagens, evitando mensagens repetitivas. No GemMail você pode criar Tags Dinâmicas e Randômicas para gerar variações no conteúdo que você esta enviando.
- Monitore a Saúde do Domínio: Use ferramentas como Google Postmaster Tools, Microsoft SNDS e Talos Intelligence da Cisco para verificar a saúde do seu domínio regularmente.
- Autentique Seus E-mails: Garanta que seus protocolos de autenticação de e-mail, como SPF, DKIM e DMARC, estejam configurados corretamente. Detalhe, desde Abril de 2024 empresas como Google, Yahoo e Microsoft exigem que você tenha configurado os registros corretamente em casos de enviar emails em massa.
- Mantenha uma Programação Consistente: Mantenha uma programação de envio consistente para construir confiança com os ESPs.
Evite Armadilhas Comuns ao Aquecer E-mails
- Enviar Muitos E-mails Muito Rápido: Aumentar o volume de e-mails rapidamente pode fazer com que os ESPs marquem sua atividade como suspeita.
- Ignorar Taxas de Engajamento: Não acompanhar e responder às métricas de engajamento pode prejudicar o processo de aquecimento.
- Usar Listas de E-mails Não Verificadas: Esse é um dos piores erros. Enviar e-mails para listas não verificadas pode resultar em altas taxas de rejeição. Abuse de ferramentas como Zero Bounce, Mail List Verify e Bulkmail Checker
- Falta de Autenticação: Não configurar a autenticação adequada pode levar a uma entregabilidade ruim. No GemMail você pode verificar o seu domínio e gerar uma chave DKIM para ajudar os servidores a entenderem que o GemMail pode enviar emails pelo seu domínio.
- Conteúdo Repetitivo: Usar conteúdo idêntico em todas as mensagens certamente pode acionar filtros de spam.
- Negligenciar a Saúde do Domínio: Ignorar a saúde do domínio pode causar problemas de entregabilidade. Se o seu IP ou domínio apresentar problemas de reputação, faça uma pausa. Diminua a velocidade ou mesmo pare por alguns dias e depois retome o processo sem pressa.
Plano de Warm-up recomendado pelo GemMail
Faça um “trabalho de formiguinha” – comece lento e aumente a velocidade ao longo to tempo.
Semana 1
- Dia 1-2: 20 e-mails por dia
- Dia 3-4: 25 e-mails por dia
- Dia 5-6: 30 e-mails por dia
- Dia 7: 35 e-mails por dia
Semana 2
- Dia 8-9: 40 e-mails por dia
- Dia 10-11: 50 e-mails por dia
- Dia 12-13: 60 e-mails por dia
- Dia 14: 70 e-mails por dia
Semana 3
- Dia 15-16: 80 e-mails por dia
- Dia 17-18: 90 e-mails por dia
- Dia 19-20: 100 e-mails por dia
- Dia 21: 120 e-mails por dia
Semana 4
- Dia 22-23: 140 e-mails por dia
- Dia 24-25: 160 e-mails por dia
- Dia 26-27: 180 e-mails por dia
- Dia 28: 200 e-mails por dia
Semana 5
- Dia 29-30: 250 e-mails por dia
- Dia 31-32: 300 e-mails por dia
- Dia 33-34: 350 e-mails por dia
- Dia 35: 400 e-mails por dia
Semana 6
- Dia 36-37: 500 e-mails por dia
- Dia 38-39: 600 e-mails por dia
- Dia 40-41: 700 e-mails por dia
- Dia 42: 800 e-mails por dia
Semana 7
- Dia 43-44: 900 e-mails por dia
- Dia 45-46: 1.000 e-mails por dia
- Dia 47-48: 1.200 e-mails por dia
- Dia 49: 1.400 e-mails por dia
Semana 8
- Dia 50-51: 1.600 e-mails por dia
- Dia 52-53: 1.800 e-mails por dia
- Dia 54-55: 2.000 e-mails por dia
- Dia 56: 2.200 e-mails por dia
Sim sabemos que é um saco fazer isso e provavelmente sua empresa ou seus clientes não querem passar por esse processo tão lento, mas se a sua intenção é enviar milhões de emails em breve, é melhor seguir, caso contrário seus emails muito provavelmente sequer chegarão aos destinatários.
Aaaaah mas eu não tenho esse tempo o que posso fazer?
Contrate uma empresa que permita configurar diversos servidores e IP simultâneos. No GemMail você pode criar servidores de envios com mais de 15 serviços ao mesmo tempo. Temos integrações com diversos sistemas além de poder contar com os planos GemMail Smart que são realmente fora da curva.
Se tiver dúvidas ou precisar de uma solução customizada, chame um consultor.
Conclusão
Seguir um plano de Warm-up é essencial para qualquer estratégia de email marketing bem-sucedida. Com o GemMail, você tem o suporte e as ferramentas necessárias para navegar por esse processo com tranquilidade e eficiência. A consistência no envio, a segmentação inteligente e a atenção às métricas garantirão que seus e-mails alcancem a máxima entregabilidade e engajamento.
